Forretningsorden og ansvarsbeskrivelse

Forretningsorden for Frederiksværk Rideklubs bestyrelse

 

  1. Konstituering

I forbindelse med første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær, jf. vedtægternes §5.

  1. Bestyrelsesmøder

              Der afholdes som udgangspunkt bestyrelsesmøde seks gange årligt.

Mødedatoer fastlægges ét år frem ved det konstituerende bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling. Ved særligt behov for hurtig behandling af et eller flere emner, kan formanden indkalde til ekstraordinært bestyrelsesmøde med et efter forholdenes karakter passende varsel. Bestyrelsesmøder afholdes i mødelokalet på Frederiksværk Ridecenter.

7 dage inden bestyrelsesmøde indkalder formanden bestyrelsen til møde. Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte forslag til dagsorden.

Anmodning om behandling af forslag kan desuden fremsættes af medlemmerne. Forslag til behandling sendes pr. mail til formanden (frederiksvaerkrideklub@gmail.com) senest 8 dage inden bestyrelsesmødet.

Kasseren sender seneste opdaterede budgetopfølgning til formanden.

2 dage inden bestyrelsesmøde udsender formanden dagsordenen for mødet vedhæftet seneste budgetopfølgning og eventuelle øvrige møderelaterede dokumenter til bestyrelsen.

Møderne ledes af formanden eller i dennes forfald af næstformanden.

Afstemningsregler fremgår af klubbens vedtægter.

Har et medlem forfald, skal formanden have besked herom. Suppleanter deltager efter aftale i bestyrelsesmøder på lige vilkår med øvrige bestyrelsesmedlemmer, dog uden stemmeret.

 

 

 

  1. Referater

Sekretæren udfærdiger beslutningsreferat på bestyrelsesmøderne.

Senest 7 dage efter mødets afholdelse fremsender sekretæren referatet af mødet pr. mail til bestyrelsesmedlemmerne. Bemærkninger og forslag til rettelser i referatet kan indenfor 7 dage efter modtagelse sendes til sekretæren. Sekretæren orienterer bestyrelsen om eventuelle rettelser, hvorefter referat, budgetopfølgning og øvrige møderelaterede dokumenter arkiveres i foreningens arkiv, som pt. er elektronisk i ”dropbox”.

Referater af bestyrelsesmøder offentliggøres på rideklubbens hjemmeside.

  1. Loyalitet og tavshedspligt

En flertalsbeslutning truffet af bestyrelsen skal i ord og handling loyalt efterleves af alle bestyrelsesmedlemmer.

Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt med hensyn til drøftelser og beslutninger i forbindelse med bestyrelsesmøderne, drøftelser og beslutninger, der i øvrigt er sket som led i bestyrelsesarbejdet samt viden, som bestyrelsesmedlemmet har fået i sin egenskab af bestyrelsesmedlem. Tavshedspligten bortfalder for så vidt angår de beslutninger, der fremgår af referatet, når dette offentliggøres, og i øvrigt, hvis der er tale om forhold, der efter sagens natur ska bringes til tredjemands kendskab. Tavshedspligten er også gældende efter bestyrelsesmedlemmets udtræden af bestyrelsen.

Skriftligt materiale, som er udleveret til bestyrelsesmedlemmerne til brug for bestyrelsesarbejdet eller i øvrigt i forbindelse med FVRs drift, skal opbevares omhyggeligt og må ikke komme til uvedkommendes kundskab. Hvis bestyrelsesmedlemmet ved sin udtræden af bestyrelsen er i besiddelse af sådant materiale, bør dette tilintetgøres eller afleveret til FVRs bestyrelse.

Bestyrelsesmedlemmet har pligt til at sørge for, at materiale kan modtages pr. mail til en mailadresse, som kun bestyrelsesmedlemmet selv har adgang til.

  1. Udvalg

              Der bør fast være følgende udvalg:

Forretningsudvalg (bestående af bestyrelsesformanden, næstformanden, kassereren og sekretæren), Stævneudvalg, Klubudvalg og Rideskoleudvalg.

  1. Ledelse

Bestyrelsen forestår ledelsen af FVR, herunder at der for mindst et år ad gangen udarbejdes budgetter for drift, der inden pågældende periodes begyndelse skal være forelagt bestyrelsen til godkendelse. Bestyrelsen foretager løbende kontrol med overholdelse af budgettet.

Bestyrelsen fører tilsyn med FVRs udvalg og personale samt sikrer, at arbejdet udføres forsvarligt og i overensstemmelse med FVRs vedtægter, regler, funktionsbeskrivelser og/eller bestyrelsens anvisninger.

  1. Habilitet

Ethvert bestyrelsesmedlem skal ved nyvalg meddele eventuelle forhold, der kan medføre inhabilitet i forbindelse med det enkelte bestyrelsesmedlems virke i bestyrelsen.

Hvis der i et bestyrelsesmedlems funktionsperiode måtte opstå situationer, som vil kunne påvirke bestyrelsesmedlemmets habilitet, skal bestyrelsen strks underrettes herom af vedkommende bestyrelsesmedlem.

  1. Regnskaber

Kassereren varetager opkrævning for undervisning, opstaldning samt øvrige debiterbare ydelser. Indbetalinger og udbetalinger foretages af kassereren. Forud for bestyrelsesmøder udarbejder kassereren et perioderegnskab, som forelægges bestyrelsen.

Årsregnskabet, som er offentligt underskrives af bestyrelsen og den af generalforsamlingen valgte revisor.

  1. Ændring af forretningsorden

Ændringer i denne forretningsorden kan foretages af bestyrelsen med almindeligt flertal blandt samtlige bestyrelsesmedlemmer.

 

Vedtaget marts 2018

 

 

  

 

Ansvars og funktionsbeskrivelser for Frederiksværk Rideklubs bestyrelse

Klubbens formand:

  • Tegner klubben ud af til
  • Modtager/behandler post/henvendelser fra kommunen, distriktet, forbundet og

medlemmer.

  • Post sendt til rideklubben/formanden fordeles til relevante udvalg.
  • Fastlægger og indkalder til bestyrelsesmøder
  • Sørger for dagsorden for bestyrelsesmøder, som sendes til deltagerne ca. en uge før mødet.
  • Deltager i repræsentantskabsmøder i Dansk Ride Forbund.
  • Kommunikation med centerleder vedr. daglig drift af ridecenteret

 

Næstformand:

  • Stedfortræder for formand
  • Forsikring
  • Lovgivning og juridiske forhold

 

Kasserer:

  • Fører klubbens regnskab
  • Opkræver kontingent, undervisningsbetaling samt opstaldning
  • Sørger for lønregnskab samt udbetaling af løn til underviser og hjælpere.
  • Sørger for betalinger i forhold til den daglige drift.
  • Kassereren fremlægger regnskabs- og budgetstatus på bestyrelsesmøderne.
  • Kassereren foranlediger regnskabets revidering og status samt driftsregnskabet underskrevet af klubbens revisor 14 dage før generalforsamlingen. Klubbens regnskabsår går fra 1. januar til 31. december.
  • Sørger for at indberette medlemstal med mere til DRF og kommunen.

 

Sekretær:

  • Sekretæren tager referat ved bestyrelsesmøder.
  • Sørger for at referat udsendes til bestyrelsen til godkendelse, offentliggøres på hjemmesiden samt arkiveres i dropbox

 

Distriktsrepræsentant

  • Deltager i møder i Distrikt 2.

 

Stævneudvalg:

  • Holder sig ajour med ændringer i Dansk Ride Forbunds reglementer.
  • Sørger for at søge om godkendelse af stævner/proportioner.
  • Sørger for booking af dommere, TD og øvrige officials.
  • Sørger for folk til sekretariat, skrivere til dommere, banepersonale mv.
  • Sørger for at administrere anmeldelser, lave start tider med mere.
  • Sørger for indberetning af resultater.
  • Står for indhentelse af ærespræmier samt kontakt til sponsorer

 

Klubudvalg:

  • Sørge for at cafeen er åben i forbindelse med stævner, åbent hus, kurser mv.
  • Udvalget sørger for hjælpere til at stå i cafeen.
  • Sørger for indkøb af varer.

 

 

Centerleder

  • Har det daglige ansvar for driften af ridecenteret.
  • Personaleledelse
  • Føre tilsyn med rideskole/privatheste
  • Sørger for at arrangere reparation/vedligeholdelse af ridecenteret i samråd med rideklubbens formand og Frederiksværk Ridecenter AMBA.
  • Har det overordnede ansvar for køb og salg af rideskoleheste i samråd med forretningsudvalget.
  • Sørger for smed/dyrlæge til rideskolehestene.
  • Står for indkøb af udstyr med mere til elevhestene, samt vedligeholdelse heraf.
  • Sørger for vanding og harvning af baner.
  • Arrangerer arbejdsdag
  • Står for kurser under DRF, som f.eks. Ryttermærkekurser og licenskurser.
  • Står for personalesamtaler og APV.